文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？

第1题：

文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？
（1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作时，但有时也要在尚未完成之时作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
（2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告；
（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是....“。
（4）一定要简短、扼要、流畅；
（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否遗漏；
（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
略

第2题：

文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
有电子提示系统和人工提示系统；
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。
略

第3题：

第4题：

生产控制文员的岗位素质要求有哪些？

第5题：

什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？
文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。
主要的挡驾法有：
（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。
略

第6题：

文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；
（3）时间；
（4）会议地点；
（5）议题；
（6）主持人、主席；
（7）出席者名单；
（8）会议的经过情形及结论；
（9）相关资料；
（10）下次会议预定日期。
略

第7题：

文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；
（3）时间（开始时间、结束时间）；
（4）会议地点；
（5）议题；
（6）主持人、主席；
（7）出席者名单；
（8）会议的经过情形及结论；
（9）相关的资料；
（10）下次会议预定日期。
略

第8题：

文员面对所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。他们
①介绍的产品或服务价格低得离谱
②公司经营时间不长
③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。
必须保护公司和上司的利益。
略

第9题：

文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
（2）参谋作用；
（3）补缺作用；
（4）增进关系作用；
（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；
（6）适时。考虑时机；
（7）适地。看场合；
（8）适度。要注意掌握分寸。
略

第10题：

关系数据醋的数据结构是怎样的？它对关系有什么要求？