简述中外秘书使用办公电话的相同相近之处。

第1题：

简述中外秘书使用办公电话的相同相近之处。
①必须善于使用电话沟通的语言。
②接电话的要求。接电话时，首先礼貌地问好，然后报明该单位的名称和自己的姓名，再了解对方打来电话的意图。
③转电话的要求。如果秘书本人能够处理的问题，不要把电话转给别人；如果对方指明要找的人，秘书应尽快转给别人；如果对方要找的人不在，要问明对方是否愿意等一会儿再打来电话，或者留言转达；如果对方未指明具体接电话的人而只向本机关提出了有关问题，秘书若不能答复，应把电话转给有关人员，并向对方说明要转电话的原因，请对方稍等，或请留下电话号码，让有关知情人打电话去答复有关问题。
④领导人不在场时为领导接电话。当领导者不在办公室时，秘书要记下来电话人的姓名、电话号码和大体内容；当来电话人要求留言时，秘书要逐字逐句地精确记录，若未听清或不甚理解，应请对方重复一遍；电话记录最后一行要签上记录者的姓名；电话记录稿应放在领导者的办公桌上；重要的电话应尽快转告领导者。
⑤领导者在办公室，秘书为领导筛选电话。秘书在为领导转电话时要根据来电话的意图、重要程度准确判断传转电话是否会打扰领导工作，对秘书可以答复的一般事务，可代为答复，不必转给领导；要委婉地询问对方的姓名；对方若不愿意说出姓名，秘书要向对方解释领导不能接匿名电话，并建议对方写信来；要机敏而礼貌地与对方通话，避免激怒对方；对直呼领导的名字并说明要谈的问题的电话，秘书要请示领导，是立刻接通电话，还是回避直接通话；对上级来的电话、下关单位来的电话、重要往来单位的电话和突发事件电话、紧急情况电话和其他重要电话，应立即转给领导者。秘书为领导筛选电话，必须遵从领导的意愿，不能自作主张。
⑥领导开会时外来电话的处理。领导者开会时，为了不干扰会议的进程，一般不转传电话，按领导者不在场时处理；若有重要电话必须立即转传时，可用便条通知领导者在会场外的合适的地方接电话，避免干扰会议。
⑦电话会议准备。秘书准备领导召开的电话会议时，除了协助领导准备必要的资料和程序外，还应通知名有关接线员参加会议者的姓名和电话号码；开会通话的准确时间；接线员按要求接通全部线路后，秘书应请领导者按预定议程开会，费用从此时算起。
⑧秘书在打电话时要准确拨号，若拨错了电话号码应表示道歉；在通话前要作好准备，若有必要应拟一份简短通话要点；要在电话接通后，先问好，然后说明自己的身份及想找谁通话。
⑨在通话过程中对方在陈述有关内容时，秘书耳听、手记、嘴应，及认真倾听、迅速记录，并要选用适当的附和语回应对方，表示自己已听明白，使沟通继续进行。
略

第2题：

简述中外秘书整理领导办公室的差异之处。
（1）信赖基础的差异。
（2）磨合过程的差异。
（3）整理范围的差异。
略

第3题：

简述中外秘书协助领导安排日程的相同之处。
目的的相近，依据与原则相近，基本环节相近。
略

第4题：

简述中外秘书管理协调的相同之处。
（1）领导者对协调重视相近。
（2）秘书协调的地位相近。
（3）秘书协调的主要内容相近。
（4）秘书协调的主要方式相近。
（5）中外秘书协调的地位相近。
略

第5题：

简述中外秘书接待事务的相同相近之处。
①要求对来客礼貌和尊重。
②初次见面要建立良好的关系。当客人到来时，秘书应立即停止手头的工作，面带笑容愉快地迎接；态度要亲切、诚恳，不能以衣貌取人；要尽快地记住客人的姓名和身份，最好将重要来客的资料整理并编入客人联系信息网络，客人有关的背景材料对领导及秘书与客人交往都是极为重要的。
③要根据领导意图和组织需要，区分和掌握优先接待来客类型。
④要做好来客与领导约见工作，不少来客都希望与领导人会见，而领导者公务繁忙又只能在一定时间与来客见面。
⑤要恰当处理事先预约的来访者。
⑥要重视接待记者。中外记者都是一种特殊公从。他们能借助新闻媒体产生不可低估的影响。秘书要热情接待记者，与其和谐配合与合作，对其在该单位开展活动给予必要的帮助。秘书在接待记者和协助记者活动中，一般不要轻易表示赞成或反对意见，否则就会把某些不适于正式发表的消息泄漏出去。新闻记者对那些胆小怕事、优柔寡断、冷漠对抗、遮遮掩掩、支支吾吾的举动非常反感，而且会由此产生种种误解。这对该单位是不利的。秘书对记者要持合作态度，要充分自信心处理和回答问题，要有左右局势的能力和敏捷应变的能力；必要时可将记者带到专门处理这类问题的公共关系部去；若领导人乐意与记者见面，秘书可根据情况适当安排。
⑦要妥善安排领导人会见来客的顺序。如果在一般时间内领导要会见多位来访者，秘书要安排好会见顺序，并协助领导作好准备；要按照交际礼节，在领导与客人之间作介绍；并要事先整理好会客室。
⑧要灵活地与领导沟通。领导人在与来客交谈时，秘书遇到进些紧急情况需要领导处理，可用对讲机通知领导人，或者写一纸条交给领导人，让其决定。
⑨要控制谈话时间。要有些客人谈话太长、会见超过预定时间时，秘书可以领导下一个活动的时间已到为理由，请求结束会见。最好的办法是，在客人走进会客室时，就公布会见的时间，并说明领导在会后还有要务要办，以便按期结束会见。
⑩按拒收客人赠送的贵重礼品。
⑾要周密筹划和组织重大接待活动。
略

第6题：

简述中外秘书会后文字材料工作的相同相似之处。
一是对会议所有的文件材料，会后都要进行认真、仔细的清理，不允许任何会议文件材料随意丢散。
二是对会议记录会后都要整理成正稿，并打印寄发给有关人员。
三是对包括会议记录在内的所有重要会议文件，都要进行整理，立卷归档保存。
四是秘书在会后都有一定的文字起草任务，这些文字工作都是为会议服务的。如对会议的新闻报道工作就是比较重视的。
略

第7题：

简述中外秘书作会议记录的相同之处。
（1）基本任务相似；
（2）基本作用相似；
（3）基本原则相同；
（4）会议记录最后归属相似；
（5）基本结构相似；
（6）基本过程相似；
（7）基本要求相似；
（8）辅助手段相似。
略

第8题：

简述中外秘书在领导人旅行活动中工作的相近之处。
①根据领导人外出目的拟定计划；
②协助领导人确定随行人员名单；
③准备领导人外出活动的文件资料；
④做好外出活动的物质准备；
⑤记录领导人旅途的活动情况；
⑥做好必要的宣传报道。
略

第9题：

简述中外对秘书劳动成果认定和激励的相同之处。
①影响秘书劳动成果的要素相近。
②秘书劳动成果都难以准确测定。
③秘书获取劳动成果的途径和客观效应的相似之外。
略

第10题：

简述中外秘书会前文字材料的相同相似之处。
一是都把会前的文字材料工作作为确保会议效果的重要环节，作为会前准备工作的重要组成部分。
二是各国秘会前准备文字材料时有自己撰稿印制任务，有与提供文字材料的单位和个人联系，有会议字材料的清点、核对、汇总、整理的任务。
三是各国的会议文字材料都必须为会议目的、内容和进程服务。
四是准备会议文字材料的秘书既要有较高的思想水平又要有较强的文字表达能力。
略